Compliance RegTech: Tecnología al servicio del cumplimiento normativo
En un entorno regulatorio en constante cambio, es vital que las empresas cuenten con sistemas de cumplimiento efectivos. Nuestro servicio de Compliance Regulatorio combina la experiencia legal con tecnología para ayudarle a cumplir con las normativas que vigila la SIC, con base en estándares internacionales como la ISO 37301.
¿Cómo funciona?
Diagnóstico inicial: evaluamos las actividades y las competencias de su empresa para cumplir la regulación aplicable.
Implementación tecnológica: con la ayuda de la IA y otras herramientas tecnológicas, identificamos los riesgos de incumplimiento y diseñamos políticas y procesos que se integran a los sistemas de gestión de las empresas para minimizar errores y gestionarlos adecuadamente a través de herramientas ERP.
Capacitación: Formamos a su equipo sobre el uso y mantenimiento del sistema, y le enseñamos a cumplir la regulación aplicable con creatividad y conocimiento.
Seguimiento y mejora continua: brindamos soporte para el monitoreo constante y ajustes del sistema, según cambios normativos.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario tener conocimientos técnicos para usar el sistema?
No, proporcionamos capacitación y soporte continuo.
¿El sistema cumple con normativas internacionales?
Sí, está alineado con estándares como la ISO 37301 y se puede certificar con entidades independientes.
¿Cuánto tiempo puede durar la implementación de Compliance regulatorio con nosotros?
Depende de la profundidad y alcance que se le quiera dar. Nosotros recomendamos abordar aquellos procesos que son críticos para las empresas. En promedio el empresario aprende a gobernar el sistema en 4 meses o menos.
¿En qué consiste el entrenamiento y formación del personal?
Formamos a su personal en cómo hacer uso del sistema autorregulación, implementando procesos, controles y reportes sobre las actividades que se requieren para comercializar sus productos o servicios, minimizando errores y posibles incumplimientos que puede sancionar la SIC.
Por ejemplo, el proceso de importación de mercancía, el diseño y puesta en marca de campañas publicitarias y de ofertas, la recepción y trámite de PQRs por garantía, quejas por cobros indebidos, la celebración de contratos con proveedores y canal de ventas, entre otros. Nos adaptamos a las necesidades de cada empresa, según sus propias actividades clave, y contribuimos a la conservación de las evidencias del cumplimiento que pueden ser utilizadas ante las autoridades de inspección, vigilancia y control para acreditar la debida diligencia.
¿Por qué es importante implementar un sistema de compliance en mi empresa?
La implementación de un sistema de compliance no solo reduce el riesgo de sanciones económicas por parte de la SIC, sino que también protege la reputación de su empresa, aumenta la confianza de clientes y socios comerciales, y puede convertirse en una ventaja competitiva en el mercado porque ahorra costos y gastos de manera eficiente.
¿Qué normativas específicas abarca el servicio de Compliance RegTech?
Nuestro servicio cubre las principales normativas vigiladas por la SIC, incluyendo protección al consumidor, derecho de la competencia, tratamiento de datos personales y cumplimiento de reglamentos técnicos. Nos adaptamos a los requerimientos específicos de su sector e industria.
¿Cómo se integra el sistema de Compliance con los procesos ya existentes en mi empresa?
Nuestro enfoque es personalizado y no invasivo. Realizamos un análisis detallado de sus procesos actuales para integrar el sistema de compliance de manera armónica, minimizando disrupciones operativas y maximizando la eficiencia. La tecnología que implementamos es flexible y adaptable a sus sistemas existentes.
¿Qué costos adicionales implica mantener un sistema de compliance después de su implementación?
Los costos de mantenimiento son significativamente menores que el costo potencial de sanciones. Ofrecemos diferentes planes de acompañamiento post-implementación que se ajustan a su presupuesto, incluyendo actualizaciones periódicas debido a cambios normativos, soporte técnico y capacitaciones de refuerzo para el personal y el acompañamiento a través de un oficial de cumplimiento.
¿Qué métricas e indicadores utilizan para evaluar la efectividad del sistema de compliance?
Implementamos KPIs específicos para medir el éxito del sistema, como la reducción de incidentes de incumplimiento, tiempo de respuesta ante cambios normativos, nivel de conocimiento del personal sobre regulaciones aplicables, y efectividad de los controles internos. Proporcionamos informes periódicos que permiten visualizar el retorno de inversión del sistema de compliance.
¿Se podría adoptar un sistema de Compliance o de autorregulación durante el curso de una investigación administrativa por parte de la SIC?
Efectivamente, es posible y recomendable implementar un sistema de Compliance o autorregulación durante el curso de una investigación administrativa por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Esta estrategia no solo es legal sino que puede resultar beneficiosa tanto para la empresa porque puede disminuir la multa ante los incumplimientos que se investigan, como para los consumidores.
Se trata de medidas correctivas y preventivas que si son implementadas demuestran un actuar diligente y prudente hacia el futuro, según lo previsto en el numeral 8 del parágrafo 1 del artículo 61 de la Ley 1480 de 2011.
